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Der Internationale Jugendtag wird inhaltlich vom Planungsstab vorbereitet. Um die Organisation kümmert sich das Projektmanagement mit - im ersten Schritt - einigen Dutzend ehrenamtlichen Helfern. Später werden mehrere Tausend Helfer vor Ort den Internationalen Jugendtag unterstützen.

Bis dahin werden von den Planungsgruppen immer wieder Mitarbeiter mit Spezialfähigkeiten gesucht. Diese Stellen werden nach und nach in dieser Rubrik ausgeschrieben.